La boutique en ligne offre aux administrateurs d'un compte deux possibilités de déterminer et de connaître ces informations :
1. L'utilisation du rôle d'utilisateur « Seulement la liste de commandes »
Sur le profil d'un utilisateur, vous pouvez associer le rôle d'utilisateur « Seulement les listes de commandes ». Lorsque ce rôle est attribué, un utilisateur ne pourra ajouter à son panier que des articles disponibles dans les listes de commandes. Avant que l'utilisateur puisse commander à partir de la liste de commandes souhaitée, il doit être associé à la liste de commandes de l'organisation voulue.
2. L'utilisation de la fonctionnalité budget et autorisation
La fonctionnalité « Budget et autorisation » permet de définir un processus d'approbation (par utilisateur). Cette procédure permet notamment d'approuver par défaut les commandes d'utilisateurs (désignés) ou seulement lorsque ces commandes dépassent une valeur ou un budget déterminé(e).
Définir l'autorisation:
- Pour définir une autorisation de commande ou de budget, cliquez sur le bouton « Définir une autorisation ». Un écran s'ouvre en proposant des zones de saisie.
- Donnez un nom au schéma d'autorisation et, le cas échéant, une description.
- Si vous préférez approuver chaque commande avant qu'elle soit traitée par ERIKS, sélectionnez « Approbation par défaut » pour l'option « Oui ».
- Si vous sélectionnez « Approbation par défaut » pour l'option « Non », vous pouvez spécifier qu'une commande ne doit être approuvée que si elle diffère de la valeur de commande minimale déterminée, de la valeur de commande maximale ou du budget maximal déterminé.
- L'option « Approbation par » vous permet de spécifier la personne qui doit approuver la commande. Vous pouvez également désigner un deuxième approbateur.
- Vous avez renseigné tous les champs ? Cliquez sur « Créer le schéma d'autorisation ».
- Ensuite, vous pouvez affecter des utilisateurs au schéma créé en cliquant sur l'icône
. Un utilisateur ne peut être affecté qu'à un seul schéma d'autorisation.
- Si vous souhaitez définir le schéma d'autorisation créé par défaut, cliquez sur l'icône étoile. Ainsi, les utilisateurs nouvellement créés seront ajoutés automatiquement au schéma d'autorisation.